MAJALAH ICT – Jakarta. Tantangan utama saat kolaborasi daring yang paling banyak dihadapi oleh organisasi-organisasi di Indonesia, salah satunya adalah mengelola komunikasi antar karyawan dan dalam tim. Rendahnya tingkat literasi digital berperan besar dalam hal ini, karena karyawan mungkin tidak menyadari solusi dan strategi terbaik yang dapat melengkapi peran khusus mereka. Tanpa pengetahuan tersebut, karyawan akan mengalami kesulitan untuk terhubung dengan rekan kerja dan dalam mendapatkan hasil terbaik. Bekerja tanpa tujuan atau arah tertentu dapat menyebabkan disfungsi operasional, yang menghambat produktivitas dan dapat menyebabkan kegagalan proyek.
Tantangan lainnya adalah kerumitan akibat memiliki terlalu banyak alat. Perusahaan sering bergantung pada banyak program, seperti email, pengolah kata, konferensi video, dan perangkat kalender untuk menjalankan pekerjaan mereka. Kurangnya integrasi antara alat-alat tersebut membuat pengoperasian berjalan lambat dan kurang efisien. Misalnya, pengguna yang menjadwalkan rapat juga perlu mengirimkan undangan email kepada pihak terkait. Dalam dunia di mana kecepatan memenangkan hati pelanggan, solusi lintas fungsi sangat penting dalam meningkatkan kinerja bisnis dan mempercepat pengambilan keputusan yang efektif.
Beberapa langkah yang bisa diambil oleh organisasi untuk memastikan karyawan memiliki akses terhadap alat kolaborasi serta sumber daya yang diperlukan agar dapat bekerja secara efektif juga bisa melalui alat kolaborasi terbaik yang relevan dengan sifat bisnis harus menjadi prioritas utama bagi mereka yang ingin mengatasi masalah silo dan dapat menghubungkan karyawan serta tim. Hal yang paling tepat untuk memulainya adalah platform komunikasi seperti manajemen proyek, konferensi video, dan obrolan tim karena sifatnya yang universal. Untuk mempercepat proses adopsi, manajer juga harus mengedukasi karyawan terkait bagaimana menggunakan alat-alat tersebut secara efektif. Akan sangat membantu jika seorang pemimpin IT ditunjuk untuk membantu pengguna internal dan menjaga penggunaan perangkat lunak dalam perusahaan.
Gibu Mathew, Vice President and General Manager in Asia-Pacific at Zoho Corp. mengungkapkan “Membangun budaya kolaborasi merupakan langkah penting lainnya untuk mendorong keberhasilan langkah tersebut. Perusahaan dapat membangun hubungan antar rekan kerja dalam tim melalui pertemuan rutin, saluran komunikasi terbuka, serta pengakuan atas upaya kolaboratif. Misalnya, anggota tim dapat membuat keputusan mengenai alat mana yang akan digunakan, atau alur kerja yang bisa diotomatiskan guna meningkatkan efisiensi operasional.”
Salah satu strategi dalam menciptakan ruang kerja kolaboratif yang menarik adalah dengan berinvestasi pada sebuah kantor virtual. Alat-alat seperti Perangkat Lunak Konferensi Virtual dan Alat Kolaborasi lainnya dapat memfasilitasi diskusi strategis antara orang-orang dengan keterampilan dan pengetahuan yang berbeda-beda. Ada juga aplikasi pesan instan yang memungkinkan percakapan cepat dan informal, sehingga memberikan sentuhan manusia pada interaksi internal.
Strategi lainnya adalah memotivasi karyawan dengan memungkinkan mereka menciptakan peluang bertumbuh baik secara personal maupun profesional. Tujuan-tujuan ini adalah tujuan yang dapat dicapai dengan baik disesuaikan dengan waktu dan kecepatan mereka sehingga mereka tidak merasa kewalahan. Organisasi juga dapat membuat papan penilaian virtual untuk membantu pegawai mengukur kemajuan mereka.
Beberapa langkah yang perlu dilakukan oleh organisasi untuk memastikan ketangguhan bisnis yaitu langkah pertama adalah mengidentifikasi ancaman terhadap operasi mereka. Ancaman tersebut mencakup serangan siber, gangguan rantai pasok, dan ketidakstabilan keuangan. Dengan melakukan penilaian risiko secara menyeluruh, mereka dapat mempersiapkan diri dengan lebih baik dalam menghadapi gangguan.
Kedua, rencana kesinambungan bisnis (BCP; business continuity plan) yang komprehensif yang menguraikan langkah-langkah mitigasi ancaman internal maupun eksternal adalah sesuatu yang penting. Secara umum, BCP harus mencakup fungsi dan proses penting, termasuk sistem TI, saluran komunikasi, dan sumber daya manusia. Ketika BCP dijalankan, BCP harus diuji secara berkala melalui simulasi insiden untuk mengidentifikasi area masalah yang perlu dimodifikasi atau diganti dengan strategi baru secepat mungkin.
Langkah ketiga adalah berinvestasi pada teknologi efektif yang dapat membantu upaya mitigasi bencana. Secara khusus, solusi pencadangan dapat mempersingkat waktu henti operasional yang memungkinkan organisasi memulihkan file dan beban kerja yang dicuri atau hilang. Solusi keamanan siber sama pentingnya dalam menjaga karyawan dan proses terlindungi dari serangan yang mengganggu lanskap digital.
Keempat, karyawan harus mengikuti pelatihan terkait apa yang dilakukan dan tidak dilakukan jika terjadi gangguan. Latihan rutin dapat membantu mereka memahami tindakan mana yang harus atau tidak boleh diambil untuk meminimalkan kerusakan dan melindungi aset organisasi.
Yang terakhir, organisasi perlu menjaga komunikasi terbuka antar anggota tim. Adalah hal yang penting untuk memberitahukan kepada karyawan, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya mengenai situasi tersebut serta informasi terkini. Hal ini tidak hanya membantu dalam pengambilan keputusan, tetapi juga membangun kepercayaan dan loyalitas, yang akan mendorong organisasi menjadi yang terdepan dalam persaingan.
Di tengah digitalisasi yang terus berlanjut, perusahaan memerlukan platform terpusat untuk melakukan berbagai fungsi, seperti berdiskusi, mengelola proyek, dan memantau aktivitas pelanggan. Dengan menyatukan banyak operasi dalam satu perangkat lunak, tim dapat menemukan informasi yang tepat dengan mudah dan menghadirkan layanan terbaik bagi pelanggan.
Di sinilah Zoho Workplace hadir dengan menyediakan solusi kolaboratif lengkap untuk lingkungan kerja jarak jauh. Solusi kami menggabungkan banyak alat-alat penting, termasuk konferensi video, obrolan instan, ruang kerja digital bersama, manajemen file guna memungkinkan karyawan bekerja bersama.
