MAJALAH ICT – Jakarta. Membaiknya situasi pandemi COVID-19 serta dihapusnya pemberlakuan pembatasan kegiatan masyarakat (PPKM) oleh pemerintah saat ini membuat banyak orang berpikir bahwa semuanya akan kembali seperti sedia kala. Namun begitu, pandemi justru melahirkan ‘kenormalan baru’ yang mengubah kehidupan masyarakat secara signifikan, termasuk dalam cara mereka bekerja.
Sebelumnya, masyarakat sudah terbiasa bekerja di sebuah ruang kerja yang dikenal sebagai kantor. Saat situasi pandemi memburuk, ruang kerja tersebut berpindah ke rumah – dikarenakan kebijakan work from home (WFH) oleh perusahaan. Menariknya, setelah situasi pandemi membaik, hal ini tetap diterapkan oleh beberapa perusahaan dan karyawan melihat banyaknya keuntungan yang diperoleh dari sistem kerja jarak jauh.
Di seluruh wilayah Asia Pasifik, dua pertiga karyawan yang diperbolehkan bekerja jarak jauh lebih memilih sistem kerja hybrid, dan jumlah yang serupa menganggap pemberi kerja mereka setuju, menurut PwC. Saat pengadopsian sistem kerja hybrid semakin meningkat, gagasan mengenai ‘ruangan’ untuk bekerja tidak lagi relevan namun berkembang menjadi ‘pusat kolaborasi,’ di mana karyawan dapat berinteraksi dan bekerja secara kohesif dengan rekan kerjanya di manapun tanpa adanya batasan ruangan.
Bayu Eko Susetio, Video Collaboration Lead, Logitech Indonesia mengatakan, “pertanyaannya saat ini adalah sejauh mana cara bekerja telah berubah dan bagaimana perkantoran beradaptasi untuk memfasilitasi komunikasi dan diskusi antar karyawan? Saat di mana ‘ruangan’ untuk bekerja tidak lagi berlaku, perkantoran perlu mendobrak batasan ruang kerja yang terisolir serta menggabungkan solusi-solusi yang dapat membuat kolaborasi antar karyawan dari berbagai lokasi semakin lancar.”
Ruang Kerja Pribadi menjadi Ruang Kerja Tim
Selama masa pandemi dan pembatasan sosial di mana masyarakat bekerja dari rumah, seseorang biasanya memiliki ruang kerja yang dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan dan preferensi pribadi, yang mana hal tersebut dapat mendorong produktivitas individu. Namun sekarang saat lebih banyak karyawan yang mendapatkan fleksibilitas untuk bekerja baik jarak jauh maupun di kantor, situasi di mana beberapa karyawan menghadiri meeting dari ruang konferensi kantor sementara beberapa yang lain berpartisipasi secara jarak jauh menjadi suatu hal yang umum.
“Namun demikian, menghadiri meeting secara langsung membuat interaksi yang terjadi lebih terasa dibandingkan dengan meeting virtual. Maka dari itu, teknologi yang digunakan untuk harus memiliki manfaat yang lebih dari sekedar meningkatkan produktivitas individu saja, melainkan juga memudahkan kerja sama tim yang terjadi antar lokasi dengan cara menyamaratakan level interaksi dan keterlibatan antar tim yang hadir baik secara langsung maupun virtual,” tambah Bayu
Menyamaratakan lingkup partisipasi dalam sebuah ruang
Meskipun perkantoran yang mengimplementasi sistem kerja fleksibel semakin bertambah, masih banyak yang belum memiliki solusi dan teknologi yang tepat untuk memfasilitasi komunikasi dan partisipasi antara karyawan di kantor dan jarak jauh.
Sebagai contoh, masalah umum yang sering terjadi adalah saat melakukan brainstorming menggunakan papan tulis fisik. Sangat sulit bagi anggota tim yang hadir secara virtual untuk melihat konten yang ada di papan tulis tersebut secara jelas.
Kondisi tersebut membuat tim yang hadir secara virtual tidak dapat berpartisipasi secara maksimal, maupun memiliki kesempatan untuk memberikan ide dan perspektif mereka. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk menyediakan fasilitas dan peralatan yang tepat di kantornya guna memberikan pengalaman kerja yang inklusif dan setara terlepas dari di mana karyawan mereka bekerja. Inilah mengapa teknologi baru seperti whiteboard camera hadir untuk mendukung meeting bagi segala jenis partisipan, serta menjadi pelengkap ruang meeting yang memudahkan perusahaan tanpa harus merenovasi ulang ruang meeting yang sudah ada.
Menjembatani jarak antar geografis
“Sekarang saat karyawan dapat bekerja di mana saja tanpa adanya batasan ruang, bekerja dengan anggota tim di lokasi geografis yang berbeda menjadi suatu hal yang umum. Namun, setiap negara memiliki kompleksitas lingkungan dan kebijakan IT yang berbeda, sehingga menjadi tantangan bagi setiap karyawan untuk berkolaborasi secara lancar,” tutur Bayu.
Untuk memacu kolaborasi antar rekan tim di ruang lingkup global, perusahaan perlu mencari solusi yang dapat dioperasikan secara bersama antar sistem serta terintegrasi terhadap solusi atau teknologi lainnya.
Mempertahankan standar kerja yang tinggi melalui beberapa prinsip kerja fleksibel
Saat semua orang mempertimbangkan cara baru untuk bekerja dan berkolaborasi, perusahaan harus memiliki prinsip panduan logis di tempat kerja yang dapat memastikan setiap karyawan yang terlibat mendapatkan pengalaman terbaik dan berpotensi menjadi investasi besar dalam produktivitas serta efisiensi kerja.
Prinsip yang pertama adalah kesetaraan. Dua individu pasti memiliki fungsi, jabatan, lokasi, serta kebutuhan ruang yang berbeda. Untuk memberikan logika baru bekerja yang terbaik, perusahaan perlu mencari rangkaian solusi teknologi yang dapat mendorong inklusifitas dan kesetaraan pengalaman bekerja bagi semua karyawan.
Prinsip yang kedua berbicara tentang kolaborasi. Dengan banyaknya bentuk meeting yang dapat dilakukan saat ini, pengalaman kolaborasi yang dapat dirasakan mungkin jadi tidak maksimal. Maka dari itu, perusahaan harus menunjang kolaborasi antar ruang yang efektif, membuat hal tersebut sama atau bahkan lebih baik dari kolaborasi secara langsung dengan cara memungkinkan koneksi dan kreasi bersama yang otentik, sehingga mendorong budaya kerja hybrid yang sehat.
“Untuk memastikan bahwa prinsip-prinsip tersebut dapat dikapitalisasi dengan baik, pengadopsian teknologi menjadi fundamental yang penting. Dari sistem konferensi video yang lengkap di dalam ruangan meeting, digital whiteboard, hingga professional external webcam, perusahaan dapat memilih teknologi yang sesuai dengan kebutuhan ruang kerja mereka sehingga seluruh karyawan dapat berhasil di era logika kerja yang baru,” tutup Bayu.
